Das Team der Servicestelle
Die Arche gGmbH erbringt dezentral soziale Angebote, welche in der Regel zentral administriert, verwaltet und gesteuert werden.
Unser Hauptsitz und der Sitz unserer Servicezentrale ist in Würzburg. Daneben haben wir aktuell eine Nebenstelle in Marktrodach sowie Marktredwitz. Unsere Verwaltung erbringt zuverlässig und kontinuierlich Dienstleistungen für unser Kollegium in den Einrichtungen und an den dezentralen Standorten, für Behörden, Ämter und öffentliche Institutionen sowie für Eltern, Angehörige, Familienmitglieder und Unterstützer der Arche.
Wir sind für Sie da. Wer was macht und wie wir für Sie erreichbar sind, erfahren Sie hier.
Leitung der Servicestelle
Kaufmännischer Leiter/Leiter Servicestelle
- Immobilienmanagement
- Projektmanagement
- Controlling und Budgetplanung
- Management betreffend Jahresabschluss, Steuerthemen und Schnittstellen
- Versicherung, Finanzen und Planungsthemen
- Vertragsmanagement
Mitarbeitende im Team Assistenz und Sonderaufgaben
Mo/Di/Mi/Do 07.30 bis 17.00 Uhr
Fr 08.00 bis 12.00 Uhr Homeoffice
- Assistenz der Geschäftsleitung und Verwaltungsleitung
- Allgemeine Administration
- Beauftragte für Datenschutz und Gleichstellung
- Beauftragte für Arbeitssicherheit, Arbeitsmedizin, Gefährdungsbeurteilungen, Hygiene und Infektionsschutz
- Beauftragte für Umweltschutz- und Energiemanagement sowie Nachhaltigkeitsstrategien
- Beauftragte für ZIT/IT und Telefonie
- Beauftragte für die Verwaltung der Mietverträge
- Beauftragte für Gesundheitsmanagement und Mehrwertprogrammen für Mitarbeitende
- Beauftragte für Wissensmanagement
- Beauftragte betreffend dem Hinweisgeberschutzgesetz
- Koordination des KQMV (kontinuierliches Qualitätsmanagement der Verwaltung)
- Kooperation Verband und Verbund sowie Netzwerkpartner
- Personalakquise
- Onboarding
- Talentmanagement
- Kinderschutzkonzepte, §8a/Insofa, Umgang mit Krisen
- konzeptionelle Weiterentwicklung bestehender Konzepte
Mo-Fr 9.00 bis 12.00 Uhr
- Öffentlichkeitsarbeit, Pressearbeit
- Homepage, Intranet, Social Media
- Fundraising/Spenden
- Veranstaltungen
- Printmedien
Mitarbeitende im Team Personal
Mo/Di/Do/Fr 08.00 bis 13.00 Uhr
- Verantwortlich für Personal Kinder- und Jugendhilfe (Schwerpunkt Oberbayern und Unterfranken)
- Ansprechpartnerin für Honorarverträge
- Unterstützende administrativeTätigkeiten
- Personaladministration Kinder- und Jugendhilfe Sachsen und Mittelfranken
- Bearbeitung von Tarifthemen, Personalprojekte und Personalsonderthemen
- Unterstützung bei Akquise (Ausschreibungen, Stellenbeschreibungen, etc.)
- Ansprechpartnerin Berufsgenossenschaft
- Koordination von Personalsoftware
Di/Mi/Fr 8.00 bis 16.00 Uhr
- Personaladministration für die Alten- und Behindertenhilfe in Unterfranken
- Bearbeitung von Tarifthemen, Arbeitsstreitigkeiten, Personalprojekte und Personalsonderthemen
- Unterstützung bei Akquise (Ausschreibungen, Stellenbeschreibungen, etc.)
- Ansprechpartner Berufsgenossenschaft
- Versicherungen für Mitarbeitende
Mo/Do 8.00 bis 16.00 Uhr
- Ansprechpartner für Personalthemen Oberfranken
- Personalsachbearbeitung allgemein
Mitarbeitende im Team Abrechnung
Betreffend Marktredwitz (stellv. Einrichtungsleitung):
- Zuarbeit Personal
- Ausgangsrechnungen
- Einrichtungsbezogene Verwaltung
Betreffend Marktrodach: stellv. Einrichtungsleitung
Betreffend Marktrodach und Hirschaid:
- Zuarbeit Personal
- Ausgangsrechnungen
- Einrichtungsbezogene Verwaltung
Mo/Di/Do 8.00 bis 16.00 Uhr
Mi 8.00 bis 14.00 Uhr
Freitag 10.00 bis 16.00 Uhr
- Abrechnung und Administration Unterfranken – Schwerpunkt Alten- und Behindertenhilfe
- Immobilienverwaltung
- Finanzbuchführung
- Bankmanagement
- Vertragswesen
Di/Mi 7:00-13:00 Uhr
Do 7:00-13:00 Uhr (Homeoffice)
- Abrechnung und Verwaltung der stationären Kinder- und Jugendhilfe Mittel- und Unterfranken
- Abrechnung und Administration SUM
Mo/Mi/Do 8.00 bis 16.00 Uhr
Di 8.00 bis 14.00 Uhr
Fr 8.00 bis 16.00 Uhr (alle zwei Wochen)
- Abrechnung und Administration Unterfranken – Schwerpunkt Alten- und Behindertenhilfe
- Abrechnung AUW Unterfranken
- Heimaufnahmen für Alten- und Behindertenhilfe
Mo/Di/Mi/Do 08.30 bis 17.15 Uhr
Fr 07.30 bis 14.00 Uhr Homeoffice
- Unterstützung der Administration Berufshilfe/JUMP
- Unterstützung der Administration Kitas
- Allgemeine administrative Tätigkeiten und Korrespondenz (u. a. stationäre Hilfen)
Di 08.45 bis 14.15 Uhr
Mi 08.45 bis 11.45 Uhr
Do 09.00 bis 12.00 Uhr Homeoffice und 13.30 bis 17.00 Uhr
- Abrechnung und Verwaltung der Region Sachsen (außer KiTa Löwenzahn)
- Abrechnung und verwaltungsunterstützende Arbeiten der Kitas und Horte in Bayern und Sachsen
- Abrechnung und Administration der Sozialstation Würzburg
Mitarbeitende im Team Allgemeine Unterstützung
Mo/Di/Do/Fr 8.30 bis 15.30 Uhr
Mi 14.00 bis 16.00 Uhr
- Allgemeine und besondere Büroarbeiten
- Bestellwesen, Telefonzentrale
- Archivierung, Pflege der Betriebsanweisungen, Erstellen von Dienstausweisen
- Ein- und Ausgangspost, Nachbestellungen (Flyer, Visitenkarten etc.)
- Sonstige Tätigkeiten
Mo/Di/Mi/Do 08.00 bis 17.00 Uhr
Fr 08.00 bis 16.00 Uhr
- Unterstützung der Verwaltung per Auftrag bei allgemeinen Aufgaben
- Bestellwesen, Schreibbüro, Telefonzentrale, Verwaltung Fuhrpark, Kostenvoranschläge und Ausgangsrechnungen
- Berufshilfe / Kundenbefragungen, Serienbriefe, Handyverwaltung, Archivierung, Pflege der Betriebsanweisungen, Erstellen von Dienstausweisen
- Kassenabrechnung, Datenlisten (Adress- und Telefonlisten etc.)
- Ein- und Ausgangspost, Nachbestellungen (Flyer, Visitenkarten etc.)
- Sonstige Büroarbeiten